CONVOCAZIONE, ASSEMBLEA E VERBALE: COSA SONO E COME SI DEVE SVOLGERE IL TUTTO?

L'argomento di oggi è forse il più interessante della materia condominiale perché alla fine, tutto ciò che riguarda il condominio, dalle discussioni alle decisioni importati, avviene nel giorno dell'assemblea. Ma procediamo per piccoli passi, prima del giorno X, cosa si deve fare? Per prima cosa sappiamo grazie al nostro codice civile (Art. 1130 I e X comma) che, l'Amministratore entro 180 giorni dalla chiusura del bilancio annuale deve OBBLIGATORIAMENTE CONVOCARE per portare in esame il rendiconto condominiale (bilancio consuntivo) e farlo approvare, quindi di sicuro un'assemblea all'anno deve svolgersi. Rispondendo alla domanda precedente, cosa si deve fare prima dell'Assemblea? Bisogna convocarla in maniera SCRITTA attraverso l'AVVISO DI CONVOCAZIONE (art.66 disp. per l'att. del cc e disp. trans. III COMMA)  che deve contenere:

• ORDINE DEL GIORNO (le tematiche da affrontare in sede assembleare);
• DATA E ORA (sia della I che della II convocazione che NON possono tenersi nello stesso giorno solare e non oltre 10 giorni l'una dall'altra);
• LUOGO (dove si svolgerà l'assemblea);
• FIRMA 

L'obbligo di questa sequenza è fatto sia per l'assemblea annuale per l'approvazione dei bilanci, chiamata comunemente ORDINARIA sia per tutte le assemblee extra approvazione bilanci che vengono indicate come STRAORDINARIE. Quando deve essere convocata l'assemblea per essere valida ? Per qualsiasi assemblea l'avviso di convocazione deve essere comunicato ALMENO 5 GIORNI PRIMA DELLA DATA DELLA PRIMA CONVOCAZIONE E LA STESSA DEVE ESSERE INVIATA PER LA SUA VALIDITA' SOLO TRAMITE:

• POSTA RACCOMANDATA;
• POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA (PEC);
• FAX;
• CONSEGNA A MANO (con firma per la conferma della ricezione);

A chi deve essere consegnata la convocazione d'assemblea? La convocazione d'assemblea va consegnata a TUTTI GLI AVENTI DIRITTO (VI COMMA 1136 cc) e cioè PROPRIETARI E COMPROPRIETARI, USUFRUTTUARI E NUDI PROPRIETARI, (gli inquilini NON sono aventi diritto di conseguenza verrà convocato il proprietario dell'appartamento il quale dovrà, informare gli inquilini sulle spese deliberate e/o informare i suoi inquilini sull'assemblea ed eventuale partecipazione SOLO mediante delega).

Qualora la CONVOCAZIONE D'ASSEMBLEA non fosse pervenuta a TUTTI gli aventi diritto o addirittura fosse INCOMPLETA DI QUALCHE INFORMAZIONE (es. luogo di svolgimento)? In questo caso GLI ASSENTI O I DISSENZIENTI POTRANNO IMPUGNARE L'ASSEMBLEA E TUTTE LE DELIBERE POTRANNO ESSERE ANNULLABILI ENTRO 30 GIORNI DALLA RICEZIONE DEL VERBALE D'ASSEMBLEA PER GLI ASSENTI E 30 GIORNI DALLA DATA DI DELIBERA PER I DISSENZIENTI, successivamente spiegheremo come si può impugnare un'assemblea).

Cosa deve contenere l'ORDINE DEL GIORNO (ODG)? ART. 1135 cc ci spiega quali sono i punti che possono essere o devono essere trattati in sede assembleare :

• NOMINA/REVOCA AMMINISTRATORE ED EVENTUALE APPROVAZIONE DELLA SUA RETRIBUZIONE;
• APPROVAZIONE PREVENTIVO DI SPESE E RELATIVA RIPARTIZIONE;
• APPROVAZIONE CONSUNTIVO E ALL'IMPIEGO DEL RESIDUO ATTIVO DELLA GESTIONE;
• OPERE DI MANUTENZIONE STRAORDINARIE O INNOVAZIONE alle quali dovrà essere obbligatoriamente costituito un fondo speciale d'importo pari all'ammontare dei lavori.

Dobbiamo ricordarci comunque che, l'Amministratore ESEGUE le delibere assembleari di conseguenza, se non insorgono emergenze e quindi occorre salvaguardare il condominio o terzi e/o spese conseguenti ad atti d'obbligo a cui è tenuto l'amministratore, quest'ultimo DEVE SEMPRE convocare l'assemblea, informare i condomini su eventuali lavori e/o atti da eseguire ed ottenere autorizzazione. 

QUORUM - numero di partecipanti o elettori affinchè una votazione sia valida e in sede assembleare servono diversi tipi di quorum. Vediamo nello specifico quali sono ART. 1136 CC

• QUORUM COSTITUTIVO - per far si che un'assemblea possa svolgersi ed avere inizio bisogna avere in I CONVOCAZIONE maggioranza degli intervenuti che rappresentino almeno i 2/3 del valore dell'intero edificio. In II CONVOCAZIONE è validamente costituita con l'intervento di almeno 1/3 dei partecipanti che rappresentino almeno 1/3 del valore dell'intero edificio. 
• QUORUM DELIBERATIVO - ogni delibera deve essere approvata con I CONVOCAZIONE maggioranza degli intervenuti che rappresentino almeno 1/2 del valore dell'intero edificio, in II CONVOCAZIONE la maggioranza degli intervenuti che rappresenti almeno 1/3 del valore dell'intero edificio. 

L'ART. 1136  IV - V comma specifica però che ci sono casi in cui il quorum deliberativo è diverso esempio per la NOMINA/REVOCA AMMINISTRATORE, LITI ATTIVE O PASSIVE, RICOSTRUZIONE DELL'EDIFICIO O RIPARAZIONE STRAORDINARIA DI NOTEVOLE ENTITA', TUTELA DELLA DESTINAZIONE D'USO, INNOVAZIONI, IMPIANTI DI VIDEOSORVEGLIANZA, APPROVAZIONE RENDICONTO ANNUALE occorre seguire il II COMMA DEL 1136 (maggioranza degli intervenuti che rappresenta almeno la metà del valore dell'intero edificio);  INNOVAZIONI ATTE AL MIGLIORAMENTO DELLE COSE COMUNI, IMPIANTI NON CENTRALIZZATI DI RICEZIONE RADIOTELEVISIVA E DI PRODUZIONE DI ENERGIA DA FONTI RINNOVABILI possono essere approvati solamente con la maggioranza degli intervenuti che rappresentino i 2/3 del valore dell'intero edificio. 

Per svolgersi e deliberare occorrono dei numeri dati dai PARTECIPANTI, MA CHI SONO I PARTECIPANTI ALL'ASSEMBLEA? A differenza della convocazione che deve essere inviata obbligatoriamente a tutti gli aventi diritto, in assemblea può partecipare CHIUNQUE salvo che questo RAPPRESENTATE SIA MUNITO DI DELEGA FIRMATA DA UNO DEGLI AVENTI DIRITTO art. 67 ( disp. per l'att. del cc e disp. trans.) ,questo però, qualora i condomini siano più di 20 non può rappresentare più di 1/5 dei condomini e del valore proporzionale. Per quanto riguarda invece i casi di comproprietà (es. marito e moglie proprietari al 50% dello stesso appartamento), potranno partecipare entrambi all'assemblea ma solamente UNO dei due potrà intervenire. Nei casi di usufruttuario e nudo proprietario, sarà l'USUFRUTTUARIO ad avere diritto di voto per quanto concerne il l'ordinaria amministrazione e il godimento delle cose e servizi comuni, per le altre deliberazioni sarà il proprietario ad avere voce in capitolo. 

L'ART. 66 V COMMA dice espressamente che ALL'AMMINISTRATORE NON POSSONO ESSERE CONFERITE DELEGHE PER LA PARTECIPAZIONE A QUALUNQUE ASSEMBLEA. 

Abbiamo visto quindi che per arrivare al nostro giorno X, giorno dell'assemblea occorre prima CONVOCARE poi avere i quorum per lo SVOLGIMENTO DELL'ASSEMBLEA e i quorum per le varie deliberazioni ma cosa si deve fare durante l'assemblea? IL VII COMMA del 1136 cc ci dice che DELLE RIUNIONI DELL' ASSEMBLEA SI REDIGE PROCESSO VERBALE DA TRASCRIVERE NEL REGISTRO TENUTO DALL'AMMINISTRATORE. Quindi dobbiamo trascrivere tutto ciò che accade durante l'assemblea e, di questo rendere partecipe tutti i condomini ma come renderli partecipi? In realtà nessuno ci spiega in che modalità bisogna far sapere che si è svolta l'assemblea nè a chi va data notizia, la consuetudine è quella di inviare il verbale d'assemblea nelle stesse modalità con cui viene spedita la convocazione. Nonostante non si parli di come debba essere inviato il verbale nè a chi vada inviato, il nostro codice civile all'art. 1137 ci spiega come IMPUGNARE LE DELIBERE ASSEMBLEARI dopo averne ricevuta notizia ed in particolar modo  ci spiega che:

• TUTTE LE DELIBERE PRESE IN ASSEMBLEA CON I GIUSTI QUORUM SONO VALIDE PER TUTTI  I CONDOMINI
• LE DELIBERE ANNULLABILI SONO QUELLE PRESE CONTRO LA LEGGE O AL REGOLAMENTO DI CONDOMINIO e possono essere impugnate dai condomini ASSENTI, DISSENZIENTI O ASTENUTI i quali possono chiedere l'annullamento attraverso l'autorità giudiziaria PER GLI ASTENUTI O DISSENZIENTI ENTRO 30 GIORNI DALLO SVOLGIMENTO DELL'ASSEMBLEA per GLI ASSENTI ENTRO 30 GIORNI DALLA RICEZIONE DELLE AVVENUTE DELIBERE. 
• La richiesta di annullamento di tale delibere NON SOSPENDE L'ESECUZIONE DELLA DELIBERA SALVO CHE QUESTA NON VENGA ORDINATA DALL' AUTORITA' GIUDIZIARIA;

E' obbligo ad oggi, per le liti condominiali, passare prima presso enti di MEDIAZIONE, qualora non si riesca a raggiungere un accordo la lite passerà in Tribunale.